¿Qué es la gestión de calidad del proyecto y por qué es importante?

Para las empresas, mantener la calidad en lo que respecta a la gestión de proyectos es sumamente importante. Ya sea que su empresa busque proporcionar productos, servicios, medios o tecnología fantásticos, es fundamental para la percepción externa y el futuro de la empresa que sus niveles de calidad no disminuyan por debajo de lo que esperan los clientes. Ahí es donde la gestión de calidad de proyectos puede ayudar.

• ¿Qué es la Gestión de Calidad del Proyecto?

• ¿Cómo se define la calidad del proyecto?

• ¿Cuáles son los elementos de la gestión de calidad del proyecto?

• ¿Cuáles son los beneficios de la Gestión de Calidad del Proyecto?

• ¿Qué herramientas pueden ayudar con la gestión de calidad del proyecto?

• Cómo la previsión puede ayudar a gestionar la calidad de su proyecto

• ¿Qué es la Gestión de Calidad del Proyecto?

La gestión de la calidad de proyectos es un proceso que considera cómo debe proceder un proyecto para lograr la calidad deseada en los entregables del proyecto. Requiere que los gerentes de proyectos midan continuamente la calidad de las actividades y los procesos involucrados en el proyecto. En la gestión de la calidad de proyectos, los estándares se establecen con anticipación para medir los entregables y se deben tomar medidas durante todo el proyecto para corregir el rumbo.

El objetivo final de la gestión de la calidad del proyecto es garantizar resultados que satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes, las partes interesadas o los consumidores, dependiendo de su usuario final.

La mayoría de los directores de proyectos abordan un proyecto con la intención de alcanzar el mejor resultado posible, pero muchos factores pueden impedir que esto suceda. Incluso con el mejor equipo y las mejores herramientas, el resultado de un proyecto puede no alcanzar su objetivo si no se implementan medidas de gestión de calidad.

¿Cómo se define la calidad del proyecto?

Si bien la definición de calidad puede ser difícil de precisar, en la gestión de proyectos, la "calidad" puede considerarse algo que está a la altura (o supera) el estándar generalmente aceptado para los resultados en su categoría. Cuando haya alcanzado la calidad, sus partes interesadas o clientes estarán satisfechos con el producto o servicio que reciben.

¿Cuáles son los elementos de la gestión de calidad del proyecto?

Si bien puede parecer que la calidad de un proyecto es algo que se mide una vez finalizado, esto es un error. Después de todo, no sirve de nada revisar la calidad de un proyecto una vez finalizado o entregado, ya que esto no deja ninguna oportunidad de realizar mejoras si se descubre que no cumple con los estándares.

Estos son los tres componentes de la gestión de la calidad del proyecto.

Planificación de la calidad

La planificación de la calidad es el primer paso en la gestión de la calidad de un proyecto. Antes de comenzar un nuevo proyecto, hay que acordar qué se considera "calidad" para ese proyecto específico y qué se debe hacer para alcanzar ese nivel de calidad. Como se mencionó, esto dependerá de lo que el cliente o la parte interesada espere de los resultados del proyecto.

Durante esta etapa, decide cómo será el control de calidad y documenta este proceso. El plan de gestión de calidad del proyecto debe incluir los pasos que seguirás, como reuniones semanales o la evaluación de tu progreso en una lista de verificación, las métricas de calidad que utilizarás para medir el progreso y los hitos que debes cumplir durante el proyecto.

La gran pregunta que debemos hacer durante esta etapa es: "¿Este proceso dará como resultado un producto que el usuario final considere aceptable?"

A medida que avanza el proyecto, es fundamental garantizar que el equipo siga el plan acordado. El control de calidad se centra principalmente en asegurarse de que se sigan los procesos, se completen las actividades planificadas y todos trabajen para entregar un producto final de calidad. La forma de garantizar la calidad dependerá del proyecto, pero recomendamos utilizar una lista de verificación y realizar auditorías de rutina.

Seguro de calidad

El objetivo es prevenir los problemas antes de que ocurran siguiendo los procesos acordados. Si bien el control de calidad es preventivo, el siguiente paso es más reactivo.

Control de calidad

Por último, es fundamental asignar un responsable de cumplimiento al proyecto que pueda evaluar si se está cumpliendo o no el nivel deseado de calidad del proyecto. Esta persona deberá revisar periódicamente el progreso en relación con el plan y la lista de verificación. Esto brinda la oportunidad de identificar problemas y considerar métodos de mejora, incluido el ajuste de los factores de riesgo y los planes de contingencia.

Además de utilizar la lista de verificación y medir la calidad de los resultados, también se pueden utilizar revisiones por pares y pruebas periódicas para evaluar la calidad de los resultados. Este proceso le garantizará que el proyecto cumple con el nivel de calidad deseado o destacará áreas de debilidad que deben abordarse antes de seguir adelante. Esto le permite corregir los errores tan pronto como se dé cuenta de un problema, lo que es mucho más fácil y rentable que rehacer todo el proyecto.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de calidad del proyecto?

Mayores niveles de satisfacción del cliente

Ofrecer productos de mala calidad u ofrecer servicios decepcionantes da una mala imagen de una empresa. Ya sea que esté produciendo videojuegos para una gran base de clientes o esté trabajando de forma individual para brindar un servicio personalizado a un cliente, brindar calidad es importante. Si un cliente no está satisfecho, el producto final no ha estado a la altura del nivel de calidad deseado.

La gestión de la calidad del proyecto ayuda a garantizar que los procesos estén optimizados para la calidad y que todos los entregables se produzcan a un nivel que garantice la satisfacción del cliente.

Productos de mejor calidad

Incluso si un cliente queda satisfecho con un producto de calidad mediocre, no hay inconvenientes en superar las expectativas y ofrecer productos de mejor calidad.

La gestión de la calidad del proyecto puede ayudar a las empresas a mejorar los procesos y crear mejores productos y servicios.

Mayor productividad

La productividad implica mucho más que trabajar rápido y de manera eficiente. Se trata de construir relaciones sólidas entre los miembros del equipo, mejorar la comunicación y los procesos internos. La gestión de la calidad de proyectos tiene en cuenta la calidad de los resultados de un proyecto y la calidad de los planes, procedimientos y avances del mismo. Esto significa que su objetivo es mejorar todas las áreas de un proyecto, incluida la productividad de su equipo.

Crecimiento financiero

Los gerentes de proyectos siempre intentarán mantener los costos bajos sin dejar de ofrecer calidad. Si, como se mencionó anteriormente, puede optimizar los procesos y aumentar los niveles de productividad, es posible que la empresa genere mayores ganancias. Se pueden garantizar mayores ganancias aumentando los precios debido a mayores niveles de calidad o reduciendo los costos operativos mediante la eliminación de procesos innecesarios.

¿Qué herramientas pueden ayudar con la gestión de calidad del proyecto?

Hay una variedad de herramientas disponibles que pueden respaldar la gestión de calidad de su proyecto. Considere las siguientes opciones en función de la producción, la industria y las formas de trabajo de su equipo.

Diagramas de programas de decisión de procesos

Los diagramas de programas de decisiones de procesos son fundamentales para la planificación de la calidad de los proyectos, ya que ayudan a los gerentes de proyectos a identificar qué podría salir mal en un proyecto y a crear estrategias de mitigación en consecuencia. También ayudan a descubrir los pasos que se deben seguir para completar un proyecto y el impacto potencial si el proyecto se desvía de su curso.

Diagramas de afinidad

Un diagrama de afinidad es una herramienta que crea y recopila datos e información relacionados con un proyecto y su producto. Este diagrama descubrirá conexiones entre puntos de datos para ayudar a encontrar soluciones.

También se utilizan durante sesiones de investigación o de intercambio de ideas para generar ideas y recopilar datos. Los diagramas de afinidad pueden aportar estructura a ideas desorganizadas y desarrollar nuevas direcciones de pensamiento.

Diagramas matriciales

Los diagramas matriciales permiten al director de proyectos comprender la relación entre la información de la matriz, que incluye objetivos, factores y causas. Estos se basan en los datos de una organización, que ayudan a analizar. Existen varios tipos, que dependen de cuántos elementos de los grupos existen entre ellos.

Matrices de priorización

Las matrices de priorización se utilizan durante las sesiones de lluvia de ideas. Ayudan a los gerentes de proyectos a crear una lista de prioridades de elementos a resolver evaluando los problemas planteados durante las sesiones en relación con una lista de criterios establecida. Esto permite a los gerentes de proyectos comprender qué problemas pueden surgir y priorizar cuáles abordar primero.

Diagramas de interrelación

Los diagramas de interrelación ayudan a los gerentes de proyectos a comprender las relaciones de causa y efecto. Identifican posibles variables que pueden surgir a medida que avanza un proyecto y descubren qué otras partes del proyecto pueden verse afectadas como resultado.

Diagramas de red

Un diagrama de red representa visualmente el cronograma de un proyecto. En Forecast, creemos que ver las cosas visualmente puede ayudar a proporcionar una imagen más precisa de un proyecto y permitir que los gerentes de proyectos tomen mejores decisiones. Esto representará el plan crítico para el proyecto de principio a fin y su alcance. Hay dos tipos de diagramas de red: diagramas de flechas y diagramas de precedencia.

El Triángulo de la Gestión de Proyectos

Si bien todos los involucrados en un proyecto desean, en última instancia, que los resultados sean lo mejor posible, puede ser fácil olvidarse de la calidad cuando uno se queda estancado en los detalles. El triángulo de la gestión de proyectos , o el triángulo de las tres restricciones, puede ayudar a los gerentes de proyectos a lograr la calidad.

El triángulo ayuda a garantizar que los costos, los plazos y el alcance previsto estén equilibrados; si bien esto por sí solo no es suficiente para garantizar que el resultado de un proyecto sea de alta calidad, puede ayudar mucho a garantizar que los costos no sean demasiado bajos en comparación con el alcance o que los plazos no sean demasiado cortos para permitir que su equipo tenga tiempo suficiente para hacer su mejor trabajo.

Cómo la previsión puede ayudar a gestionar la calidad de su proyecto

Gestionar la calidad de un proyecto no es tarea fácil. Hay innumerables factores que tener en cuenta, miembros del equipo que gestionar y objetivos que definir y medir.